Ada calon pengguna ACCURATE yang menanyakan kepada saya, “Apakah ACCURATE bisa membatasi piutang customer dengan Terms of Payment (TOP) selain dengan Credit Limit?”
Ternyata selama ini mereka membatasi piutang customer selain dengan Credit Limit juga dengan TOP. Saat ini mereka menggunakan Excel untuk pencatatannya.
Sebagai contoh: mereka membuat faktur/invoice untuk PT. ABC sebesar Rp. 20 juta.
Credit Limit untuk PT. ABC yang telah diset-up adalah sebesar Rp. 100 juta.
Jatuh Tempo untuk faktur tersebut adalah 7 hari (misalnya).
Jika pada hari ke-8 setelah tanggal faktur tersebut, PT. ABC belum membayar, maka mereka ingin secara OTOMATIS, faktur baru untuk PT. ABC tidak dapat dibuat.
Saya menjawab,”Untuk saat ini ACCURATE belum bisa secara Otomatis membatasi piutang customer dengan TOP. Harus dilakukan agak manual. Namun Anda jangan kuatir, karena walaupun manual, saya mempunyai trik yang dapat memudahkan Anda membatasi piutang customer dengan TOP.”
Trik-nya adalah sebagai berikut :
(Saya ambil contoh ilustrasi faktur/invoice untuk PT. ABC sebesar Rp. 20 juta dengan kredit limit Rp. 80 juta dan jatuh tempo tgl. 5 Nov 08)
Andaikan hari ini adalah tgl. 6 Nov 08 dan Anda ingin mencetak faktur untuk PT. ABC.
Lihat terlebih dahulu apakah piutang PT. ABC tersebut masih ada atau tidak
1. klik “Laporan/Reports”, “Piutang dan Pelanggan/Account Receivable“, “Faktur Belum Lunas/Outstanding Invoices“.
2. di windows “Formasi Laporan/Report Format“, pilih tgl 6 Nov 08.
3. kemudian klik “Filters“, sorot “Nama Pelanggan/Customer Name“, centang kotak PT. ABC, kemudian klik tombol OK
4. Anda lihat di kolom “Umur bdsr/Age fr Due“ untuk faktur/invoice PT. ABC sebesar Rp. 20 juta adalah 1 hari.
Ini Berarti :
a. Jika piutang tersebut belum jatuh tempo, maka di kolom “Umur bdsr/Age fr Due“, angkanya adalah positif (dicetak dengan huruf hitam)
b. Jika piutang tersebut sudah melewati jatuh tempo, maka di kolom “Umur bdsr/Age fr Due“, angkanya adalah negatif (dicetak dengan huruf merah)
Disini diperlukan kedisiplinan dari user yang mau membuat faktur/invoice.
Dia harus disiplin dalam menentukan apakah customer tersebut boleh dibuatkan faktur/invoice-nya atau tidak.
Bagi para manajer/supervisor/direktur yang kuatir apakah user/staf/bawahannya disiplin atau tidak dalam menentukan hal diatas, dapat memantau faktur/invoice yang telah dibuat.
Normalnya di ACCURATE pada laporan Faktur Belum Lunas/ (misalnya) setiap faktur dari customer disajikan urut tanggal invoice.
Sehingga jika ada faktur dari customer yang mempunyai “Umur bdsr/Age fr Due“ , angkanya negatif, lihat apakah customer tersebut juga mempunyai “Umur bdsr/Age fr Due“ yang angkanya positif.
Jika ada, berarti user/staf/bawahan tersebut sudah lalai dalam membuat faktur/invoice.
Satu trik lagi, jika seandainya user tersebut hanya boleh melihat laporan tersebut saja, kita bisa mengset-up, sehingga dia tidak bisa melihat laporan keuangan lainnya.
Caranya adalah :
Tahap 1. membuat laporan tersimpan.
a. di laporan Faktur Belum Lunas/Outstanding Invoices, klik icon “Memorize”.
b. Kemudian isikan Nama Laporan, contoh : Faktur Belum Lunas.
Nama Laporan dan Judul Laporan boleh sama, boleh beda.
c. Kemudian klik tombol “Simpan/Save“.
d. Otomatis laporan tersebut sudah masuk ke dalam menu “Laporan Tersimpan/Memorized Report“.
Tahap 2. menambahkan laporan tersebut ke dalam profil pengguna/user profile untuk user yang bersangkutan.
a. klik “Persiapan/Setup“, “Profil Pengguna/User Profile“
b. di windows “Edit Profil Pengguna/Edit User“, carilah “Nama Pengguna/Login Name“ yang bersangkutan (kalau sudah dibuat sebelumnya).
Kalau belum dibuat, klik kotak “Baru/New“.
c. Kemudian cari tab “Laporan Tersimpan/Memorized Reports”.
d. Sorot “Faktur Belum Lunas” di dalam kotak “Laporan yang Tersedia/Available Reports”.
e. Kemudian klik kotak “>”
f. Otomatis “Faktur Belum Lunas” akan pindah ke dalam kotak “Laporan yang diijinkan/Allowed Reports“.
g. Kemudian klik kotak “Simpan/Save“ dan kotak “Tutup/Close“.
Sehingga user tersebut hanya bisa melihat laporan yang diijinkan saja.
Dia tidak bisa melihat laporan lainnya.
